Organiser un événement d'entreprise à Nantes :
le guide en six étapes

On nous appelle souvent avec une date et un nombre de personnes, et rien d'autre. C'est normal : organiser un événement d'entreprise à Nantes n'est le métier de personne dans l'entreprise, sauf le nôtre. Voici les six décisions à prendre, dans l'ordre où nous les posons à nos clients depuis 1998, à deux pas du Château des Ducs de Bretagne.

1. Fixer
l'objectif

Avant le format, avant le lieu, une question : que doit-il rester le lendemain ? Une équipe plus soudée, une stratégie comprise, une compétence acquise, un succès fêté, des gens récompensés. Il n'y a que cinq réponses, et chacune appelle un format différent. Un événement qui veut tout faire à la fois ne fait rien.

2. Choisir
le format

• Souder une équipe : un team building animé par un comédien, une demi-journée.
• Annoncer une stratégie : un séminaire (plénière et ateliers) ou une conférence si c'est descendant.
• Transmettre une compétence : une formation en petit groupe.
• Fêter un succès : un afterwork ou un cocktail.
• Récompenser : un arbre de Noël pour les familles, une soirée spectacle pour les équipes.

Et si l'objectif est double, on enchaîne : la plénière le matin, le team building l'après-midi, le cocktail le soir. Dans un lieu à six salles, ça se fait sans changer d'adresse. Voir les huit formats

3. Caler
la date

Deux règles. Le jour : mardi, mercredi et jeudi pour les formats de travail ; jeudi et vendredi soir pour les formats de fête. La saison : septembre-octobre (rentrée) et décembre (fêtes) partent les premiers, ajoutez un mois ; janvier-février et mars-mai sont plus souples. Et vérifiez les vacances scolaires de la zone B, qui vident les entreprises nantaises.

4. Poser
le budget

Un événement se chiffre en quatre lignes, et un bon devis les montre toutes.

• La salle : chez nous de 190 € HT la demi-journée (salle de réunion) à 2 800 € HT pour le lieu entier, équipements compris. Voir les tarifs
• Le traiteur : pauses, déjeuner, cocktail. C'est la ligne qui varie le plus selon le format. Le traiteur est libre : vous venez avec le traiteur de votre choix, ou vous passez par nos partenaires qui connaissent le lieu : RC Événements, Oh My Brunch et Le Père Bonhomme.
• La technique : un régisseur pour une plénière ou un spectacle, une captation si vous filmez.
• L'animation : un comédien, un humoriste, un intervenant.

Pour un séminaire, nous avons détaillé le budget poste par poste, avec trois exemples chiffrés.

5. Choisir
le lieu

Quatre critères, dans l'ordre d'importance que nos clients nous décrivent après coup.

• L'accès : en centre-ville, à pied depuis la gare, avec des parkings. Un lieu à 30 minutes en voiture fait perdre une heure à tout le monde.
• Les espaces qui communiquent : la plénière, les ateliers, le déjeuner et le cocktail dans les mêmes murs, pas dans trois adresses.
• Un interlocuteur unique : qui construit le déroulé, coordonne le traiteur et la régie, et vous accueille le jour J.
• Le caractère : c'est ce dont on se souvient. Une cour sous les palmiers, un théâtre au rideau rouge, un bar aux affiches, plutôt qu'une salle grise numérotée.

Nous cochons les quatre, avec six salles, deux théâtres, un bar et une cour-jardin à 5 minutes de la gare. Mais posez ces quatre questions à tout lieu que vous visitez.

6. Préparer
le jour J

La checklist que nous remplissons avec vous la semaine d'avant.

• Le déroulé heure par heure, salle par salle, envoyé à tous les intervenants.
• Le plan de salle pour chaque espace : U, classe, théâtre, cocktail.
• La technique testée avec les intervenants une demi-heure avant, micros, diapositives, lumière.
• L'accueil : badges, café, quelqu'un qui oriente.
• Les temps forts courts : cinq minutes de discours, pas trente.
• Le retour : à quelle heure ça finit, comment les gens rentrent.